Когда закон требует уничтожить персональные данные
152-ФЗ обязывает оператора прекратить обработку и уничтожить персональные данные в нескольких случаях: цель обработки достигнута и данные больше не нужны, субъект отозвал согласие и других оснований для обработки нет, истёк срок хранения, установленный законом или внутренним документом.
Уничтожение — это безвозвратное удаление или обезличивание данных так, чтобы восстановить их было невозможно. Закон не указывает, в какой форме фиксировать уничтожение, но акт становится доказательством исполнения требования при проверке Роскомнадзора или обращении субъекта.
На практике компании составляют акт уничтожения как внутренний документ, подтверждающий, что данные удалены из всех систем: основных баз, резервных копий, логов, бумажных архивов и внешних сервисов.
Какие реквизиты должны быть в акте уничтожения
Единого образца акта уничтожения персональных данных нет. Роскомнадзор не утверждал обязательную форму, поэтому компании разрабатывают её самостоятельно или используют рекомендации из методических материалов регулятора.
Типичная структура акта включает: дату составления и регистрационный номер документа, основание уничтожения (например, достижение цели обработки, отзыв согласия субъекта, требование об удалении), перечень категорий персональных данных, подлежащих уничтожению, описание носителей (электронные базы данных, бумажные документы, резервные копии), способ уничтожения (удаление из базы, затирание файлов, физическое уничтожение бумаги), подписи членов комиссии или ответственного лица.
Чем конкретнее описание, тем ниже риск претензий. Если в акте указано «удалены данные клиента Иванова И.И.», но не перечислены системы и носители, доказать полноту уничтожения будет сложно.
Кто подписывает акт и нужна ли комиссия
Закон не определяет, кто должен подписывать акт уничтожения. Компании формируют комиссию по внутреннему приказу — обычно в неё входят ответственный за защиту персональных данных, сотрудник IT-отдела и представитель службы безопасности или кадров.
Малый бизнес и индивидуальные предприниматели часто обходятся без комиссии: акт подписывает директор или назначенное ответственное лицо. Главное — чтобы полномочия подписанта были закреплены в локальном акте (приказе, положении об обработке персональных данных).
Если данные уничтожаются с привлечением подрядчика (например, специализированной компании по уничтожению бумажных архивов), акт подписывают представители обеих сторон.
Где искать данные, которые легко пропустить
Уничтожение должно охватить все носители: основные базы данных, резервные копии, логи серверов и приложений, временные файлы, бумажные документы в архивах. Распространённая ошибка — удалить данные из рабочей базы, но оставить в резервных копиях или логах.
Если компания работает с сайтом, данные могут собираться и храниться скрыто: в cookies и локальном хранилище браузера, в системах веб-аналитики и рекламных сетях, в формах обратной связи и CRM, которые интегрированы через внешние сервисы, в запросах к иностранным CDN и трекерам, запущенным до согласия посетителя.
Проверка сайта показывает, какие данные собираются на публичных страницах, какие внешние сервисы получают запросы и когда запускаются трекеры. Отчёт фиксирует снимки экрана, временные метки и список сетевых запросов — это даёт карту источников данных, которые нужно учесть в акте уничтожения.
Как использовать акт при проверке и обращении субъекта
Акт уничтожения хранится в компании как внутренний документ. Срок хранения определяется номенклатурой дел или сроком исковой давности — обычно не менее трёх лет.
Если субъект персональных данных запросил подтверждение удаления, компания предоставляет выписку из акта или его копию. Если Роскомнадзор проводит проверку по жалобе или плановую инспекцию, акт подтверждает, что оператор исполнил требование закона об уничтожении данных после достижения цели или отзыва согласия.
Проверка сайта помогает выявить, какие данные собираются публично и куда отправляются, — это снижает риск пропустить источник при составлении акта и получить претензию за неполное уничтожение.
Чек-лист: как проверить, что данные уничтожены полностью
- 01Перечислите все системы и носители. Основные базы, резервные копии, логи, бумажные архивы, внешние сервисы — всё должно попасть в акт.
- 02Проверьте, какие данные собирает сайт. Формы, cookies, аналитика, внешние запросы — часто данные остаются в трекерах и сервисах третьих сторон.
- 03Укажите основание уничтожения. Цель достигнута, согласие отозвано, срок истёк — конкретная формулировка защищает при проверке.
- 04Опишите способ уничтожения. Удаление из базы, затирание файлов, физическое уничтожение бумаги — метод должен исключать восстановление.
- 05Соберите подписи. Комиссия или ответственное лицо — полномочия должны быть закреплены в локальном акте.
- 06Сохраните акт. Храните не менее трёх лет: документ понадобится при проверке Роскомнадзора или обращении субъекта.
Что говорит закон
ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ
Обработка персональных данных без законных оснований или несовместимо с целями сбора — штраф для юрлиц от 150 000 до 300 000 ₽.
Первоисточникч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ
Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, или с нарушением требований к согласию — штраф для юрлиц от 300 000 до 700 000 ₽.
Первоисточник
Частые вопросы
Обязательно ли составлять акт уничтожения персональных данных?
Закон не требует акт в конкретной форме, но обязывает уничтожить данные, когда цель достигнута или согласие отозвано. Акт — способ доказать исполнение требования при проверке или обращении субъекта.
Какие данные нужно указывать в акте уничтожения?
Перечислите категории персональных данных (ФИО, контакты, платёжные данные), системы и носители (базы, резервные копии, логи, бумага), способ уничтожения. Чем конкретнее, тем ниже риск претензий.
Кто должен подписывать акт уничтожения?
Закон не регламентирует. Компании создают комиссию по приказу (обычно 2–3 человека) или ограничиваются подписью директора или ответственного лица, если это закреплено в локальном акте.
Нужно ли удалять данные из резервных копий?
Да. Уничтожение должно охватить все носители: основные базы, резервные копии, логи, архивы. Если данные остались в копии, требование закона не выполнено.
Как долго хранить акт уничтожения?
Срок определяется внутренней номенклатурой дел или сроком исковой давности — обычно не менее трёх лет. Акт может понадобиться при проверке Роскомнадзора или запросе субъекта.
Как узнать, какие данные собирает сайт, чтобы включить их в акт?
Проверка сайта фиксирует, какие данные собираются на публичных страницах, какие трекеры запускаются, куда уходят запросы. Отчёт со снимками экрана и списком внешних сервисов помогает составить полный перечень источников для уничтожения.
Что будет, если не составить акт уничтожения?
Если данные не уничтожены после достижения цели или отзыва согласия, это может квалифицироваться как обработка без законного основания. Отсутствие акта усложняет доказательство исполнения требования при проверке.
Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста. Нормы приведены со ссылками на первоисточник; редакции нужно сверять на дату использования.